ثبت صورتجلسه یا ثبت تغییرات یکی از متداول ترین خدمات مورد ارائه توسط شرکت های ثبتی است. تنظیم صورتجلسه شاید در نگاه اول امری ساده به نظر برسد. اما کاری بسیار پیچیده و حساس است. با تنظیم درست صورتجلسه آینده شرکت و موسسه خود را تضمین می کنید. شرکت ها برای برخی از تصمیمات قانونی خود ثبت صورتجلسه می کنند. این تصمیم ها باید از طریق روزنامه های رسمی و کثیرالانتشار به اطلاع عموم برسد.

 

 

 

صورتجلسه

متنی حاوی مذاکرات و تصمیمات رسمی در جلسات رسمی را صورتجلسه گویند. به طور معمول صورتجلسات شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غائبین، مصوبات و تصمیمات اخذی در جلسه است. در جلسات رسمی حتما تنظیم صورتجلسه صورت می گیرد. کلیه تغییرات و تصمیمات بعد از اتمام جلسه توسط منشی یادداشت می شود. پس از قرائت به امضا اعضا حاضر در جلسه می رسد. اصولا همه تغییرات شرکت ها نیاز به ثبت رسمی ندارند. برای مثال برخی تغییرات در نیروی انسانی، تشکیل واحدهای سازمانی جدید برای رفع امور شرکت، تعدیل نیرو نیازی به ثبت تغییرات شرکت ندارد. شرکت ها بدون طی فرآیند خاصی اقدام به ایجاد این دسته تغییرات می کنند.

 

تغییرات شرکت

مدیران و سهامداران شرکت ها در صورت تغییر اساسنامه، تمدید اعضا هیات مدیره، انحلال شرکت، تغییر نام شرکت، تغییر شرکا یا سهامداران، میزان کاهش یا افزایش سرمایه شرکت باید آن‌ها را ثبت کنند. این تغییرات در قالب صورتجلسه قرار ارائه می شود. همراه با مدارک دیگر به اداره ثبت شرکت ها ارسال می شود.

 

تغییر اساسنامه شرکت

تغییر نام شرکت، آدرس، موضوع فعالیت شرکت تغییراتی هستند که در اساسنامه باید اصلاح شوند. تغییرات در اساسنامه شرکت باید با موافقت شرکاء و هیئت مدیره صورت گیرد. مجمع عمومی فوق العاده صلاحیت تغییر مواد اساسنامه شرکت را دارد. این مجمع قادر به واگذاری صلاحیت خود را به دیگری نیست. مدیران شرکت باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده را در سامانه ثبت شرکت ها ثبت کنند.

 

تمدید مدت شرکت

شرکت هایی که مدت زمان فعالیت خود را پنج سال تعیین می کنند، در صورت تمدید زمان شرکت باید این تغییرات و تمدید زمان را ثبت کنند. برای تمدید مدت شرکت برخی از شرکت ها نیاز به مجوز دارند. نباید در اساسنامه اولیه، منع تمدید مدت شرکت داشت، و باید به موافقت اعضا مجمع رسیده باشد.

 

انحلال شرکت

انحلال شرکت چه با اتمام مدت اعتبار شرکت چه با اراده شرکا باید اعلام و ثبت شود. در غیر اینصورت با مشکل مواجه می شوید. انحلال شرکت با تصمیم مجمع فوق العاده و اراده شرکا انجام می شود.

 

تغییر نام شرکت

در شرکتهای با مسئولیت محدود و تضامنی باید عنوان آنها در متن صورتجلسه نوشته شود. همچنین نام انتخابی باید مختص این شرکت باشد. همچنین این نام نباید قبلا توسط شرکت دیگری انتخاب شده باشد. برای تغییر نام شرکت، مجمع عمومی فوق العاده تشکیل می شود. پس از تنظیم صورتجلسه و امضاء آن توسط سهامداران در اداره ثبت شرکت ها ثبت می شود.

 

تغییر شرکا یا سهامداران

ورود شریک جدید به شرکت معمولا به صورت جایگزینی با شرکای قدیمی است. شریک قدیمی بعد از دریافت مبلغ سهم خود از محل سرمایه شرکت یا انتقال سهام خود به شریک جدید شرکت با موافقت شرکا از شرکت خارج می شود. برخی هم با واریز وجه به حساب اصلی شرکت و ارائه نامه بانک در زمره شرکا قرار می گیرند.

 

میزان کاهش یا افزایش سرمایه شرکت

موارد دیگری که شرکت ها اقدام به تغییر آنها در شرکت می کنند:

*تغییر آدرس شرکت

*افزایش یا کاهش سرمایه و سهام شرکت

*تغییر زمینه فعالیت شرکت

کم و زیاد شدن یک جمله و یا حتی یک کلمه در صورت جلسه باعث رد صورتجلسه توسط اداره ثبت شرکت ها می شود. بنابراین برای تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت از یک مشاور آگاه و با تجربه در این خصوص راهنمایی بگیرید.

ثبت تغییرات شرکت
 

مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت

*صورتجلسه امضا شده توسط تمامی اعضا و سهامداران حاضر در جلسه

*مدارک مربوط به تشریفات دعوت در صورت تشکیل جلسه با اکثریت اعضا

*گواهی عدم سو پیشینه کیفری

*اطلاعات هویتی اشخاص در شرکت

*ثبت نام در سامانه ثنا

*ارسال وکالتنامه (در صورت وجود وکالت بین افراد یا وکالتنامه وکیل دادگستری)

*ارائه مجوز در صورتیکه تغییرات شرکت باید به تایید ارگان یا سازمان خاصی برسد.

 

 

انواع صورتجلسه

تغییرات شرکت ها نیاز به تشکیل جلسه و تنظیم صورت جلسه در چارچوب معین و طبق ضوابط خاص دارد.انواع مختلف صورت جلسه عبارت است از:

*صورت جلسه هیات مدیره

جلسات هیات مدیره با حضور بیش از نیمی از اعضای هیات مدیره رسمی می شود. از جلسات هیات مدیره صورت جلسه تهیه می شود. در صورت مخالفت مدیران با نظر یکدیگر در این صورتجلسه آورده می شود. مخالفت آنها باید در صورتجلسه قید و به امضا اکثریت حاضر در جلسه برسد.

*صورت جلسه مجمع عمومی عادی

به گرد همایی مدیران و سهامداران (شرکا) با هدف بررسی وضعیت انواع شرکت ها و اتخاذ تصمیاتی در شرکت، مجمع عمومی سالیانه یا مجمع عمومی عادی گفته می شود. تشکیل مجمع عمومی سالیانه، سالی یک بار مطابق اساسنامه الزامی است. در این مجمع، تصمیماتی از قبیل انتخاب مدیران و بازرسان، تعیین روزنامه کثیرالانتشار، تصویب صورت مالی و میزان سود تقسیمی میان شرکا و سهامداران اخذ می شود.

 *صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه

 *صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده

در صورت تغییرات در اساسنامه، افزایش و کاهش سرمایه، انحلال شرکت قبل از موعد اقدام به تشکیل مجمع عمومی فوق العاده می شود.

 *صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده

 مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده همان مجمع عمومی عادی است. زمان برگزاری آن متفاوت از مجمع عمومی عادی است. صلاحیت این مجمع نیز همانند مجمع عمومی عادی است.

 

 

ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت

متقاضیان از طریق سامانه ثبت اینترنتی صورتجلسه تغییرات شرکت ها را به صورت اینترنتی ثبت می کنند. با مراجعه به این سامانه و طی مراحل، صورتجلسه تغییرات شرکت خود را ثبت می کنند. مراحل ثبت تغییرات در این سامانه به صورت زیر است:

-ورود به سامانه ی تنظیم صورتجلسات

-انتخاب استان و واحد ثبتی

-پر کردن اطلاعات شرکت

-تعیین نوع صورتجلسه (مجمع عمومی عادی، فوق العاده و…)

-تعیین تعداد اعضای حاضر درجلسه

-ورود مشخصات کامل در سامانه (نام و نام خانوادگی، شماره ملی و…)

-مشخص کردن سمت متقاضی

-تاریخ برگزاری جلسه، ساعت شروع جلسه مشخص شود.

-نام و نام خانوادگی و سمت اعضاء امضا کننده ی دفتر مشخص شود.

-ورود تصمیمات اخذ شده در جلسه از فهرست نوع تصمیم

-نام درخواستی را انتخاب کرده. (پیشنهاد پنج نام)

-اعضای حاضر در جلسه و عنوان سمت آنها در جلسه باید مشخص شود. (نوع شخص، نام شخص، مشصات شناسایی، تابعیت)

-ورود شماره ملی در صورت ایرانی بودن و شماره گذرنامه در صورت غیر ایرانی بودن

-وارد کردن سمت در شرکت

-ارتباط اشخاص در جلسه را باید مشخص کرد. (نماینده و یا وکیل بودن)

-تأیید مدارک مورد نیاز بنا به تصمیمات اخذ شده در جلسه و نوع صورتجلسه توسط متقاضی

-تایپ متن صورتجلسه

-تاییدیه پذیرش برای ارسال صورتجلسه مکانیزه به ثبت شرکت ها

سامانه ثبت اسناد

ثبت نارین مشاور شما در تمام مراحل می باشد، برای دریافت مشاوره رایگان در زمینه ثبت شرکت با ما تماس بگیرید.

۰۲۱-۸۸۲۳۱۰۰۲

۰۹۱۲۰۵۳۲۳۸۶