دفاتر قانونی
دفاتر قانونی همان دفاتر پلمپ یا دفاتر خاص است.
یکی از الزامات قانونی برای شرکت های تجاری و تجار، دریافت دفاتر قانونی است. مراودات مالی تجار و صاحبان شرکت باید ثبت شود. قانون تجارت تکلیف شرکت های تجاری و تجار را در این خصوص مشخص کرده است. دفاتر قانونی همان دفاتر پلمپ یا دفاتر خاص است. با شروع فعالیت تجاری هر شرکت این دفاتر باید دریافت شوند. شرکت های تجاری به محض ثبت، باید دفاتر قانونی خود را دریافت کنند.
دفاتر قانونی همان دفاتر پلمپ یا دفاتر خاص است.
دفاتر قانونی
در واقع اولین اقدام بعد از ثبت، دریافت دفاتر قانونی است. افرادی که به صورت حقیقی فعالیت دارند و ثبت شرکت نکرده اند، باید دفاتر قانونی خود را دریافت کنند. به موجب ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به استثناء کسبه جزء، مکلفند دفاتر ذیل را که دفاتر تجاری نامیده می شود، تهیه و جهت انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد:
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
۳- دفتر دارایی
۴- دفتر کپیه یا اندیکس
دفتر روزنامه
پراهمیت ترین دفتر قانونی یا دفتر خاص، دفتر روزنامه است. دفتری که تاجر باید همه روزه کلیه عملیات خود اعم از مطالبات، دیون، داد و ستد تجاری، معاملات راجع به اوراق تجاری و به طور کلی کلیه فعالیت های مالی خود را به هر اسم و رسمی که باشد ثبت کند. حتی وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند باید در آن دفتر ثبت کند.
دفتر کل
در آن خلاصه معاملات و رویداد های مالی یک مجموعه و یا موسسه به صورت جدا ثبت می شود. به همین دلیل به آن دفتر ثبت نهایی هم گفته می شود. دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات خود را لااقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج کند، انواع مختلف آن را تفکیک و هر نوع آن را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند. طبقه بندی اطلاعات موجود در دفتر روزنامه به نحوی است که نمی‌توان به وسیله آن اطلاعاتی نظیر مانده هر یک از حساب ها را در هر تاریخ از دوره مالی تعیین کرد. از این رو برای به دست آوردن این اطلاعات از دفتر کل استفاده می‌شود.
دفتر دارایی
تمامی طلب ها، بدهی ها و اموال تاجر در دفتر دارایی ثبت می شود. از این رو دفتر دارایی صورتی از وضعیت اقتصادی تاجر را در سال گذشته نشان می‌دهد. بازرگانان باید در انتهای هرسال بدانند که میزان دارایی‌شان چه مقدار است. همان‌طور که می‌دانیم دارایی دو جنبه دارد. یک جنبه مثبت که سود است و یک جنبه منفی که زیان است. بنابراین باید در پایان سال بدانند که در سال گذشته چه قدر سود داشته اند و چه قدر زیان دیده اند. قانون تجارت در ماده ۹ دفتر دارایی را به این شکل تعریف می‌کند: «دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.»
دفتر کپیه
تاجر باید کلیه مراسلات و نامه های صادره و وارده، تلکس، تلگراف ها، فاکتورها و فارکس های خود را در این دفتر ثبت کند. در مورد مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب های وارده نیز تاجر مکلف به نگهداری و ضبط آنها در لفاف مخصوص به ترتیب تاریخ ورود است. از آنجایی که دفتر کپیه برخلاف دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر دارایی از اهمیت چندانی برخوردار نیست. لذا قانون گذار برای تهیه و تنظیم آن ضوابط ساده و عملی مقرر داشته است. دفاتر تجاری (به جز دفتر کپیه) به موجب الزامات ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت باید از طرف اداره ثبت شماره گذاری، امضا و پلمپ شود.
دفاتر دیگری از قبیل دفتر معین، دفتر ضمانت نامه ها، دفتر صندوق و نظایر آن نیز مورد استفاده تجار قرار می گیرد که اختیاری است. الزام قانونی برای استفاده از آن ها وجود ندارد، بلکه جهت سهولت اداره امور شرکت ها و تجار به کار گرفته می شود.
کاربرد دفاتر قانونی
در درجه اول دریافت دفاتر قانونی یک الزام قانونی است. عدم دریافت این دفاتر برای تاجر یا شرکت مشکلاتی در بردارد. این دفاتر با رعایت شرایط قانونی در مراودات مالی به عنوان سند نیز محسوب می شود. از مهم ترین کاربردهای این دفاتر در امور مالیاتی است. تنظیم نادرست آنها باعث جریمه های مالیاتی می شود. جهت تهیه گزارش های مالی و در دسترس بودن تمامی ریز هزینه های مربوطه به دفتر روزنامه، از دفتر‌کل استفاده می شود. و این امر بخشی از انجام عملیات حسابداری است. از دفتر‌کل می توان تمامی مانده حساب های درج شده در صورت های مالی را دریافت کرد.
نکته‌ای که باید آن را به خاطر داشت، شرکت‌های تجاری در صورتی که ثبت شوند ولی هیچ گونه فعالیتی نداشته باشند نیز موظف به دریافت دفاتر هستند. برای رسیدگی به امور مالیاتی دفاتر خود را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل می‌دهند.
زمان‌بندی دریافت دفاتر قانونی
دفاتر قانونی یا همان دفاتر پلمپ برای یک سال مالی تنظیم می‌شوند. دریافت دفاتر قبل از شروع سال مالی یا تا پایان ماه اسفند سال قبل باید صورت گیرد. به عنوان مثال برای دریافت دفاتر سال ۱۴۰۲ تا پایان اسفند ماه ۱۴۰۱ فرصت دارید. مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر، پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد. در اینصورت میتوانید دفاتر جدید اخذ کنید. عدم رعایت این نکته می‌تواند باعث تنظیم نادرست دفاتر شود.
ثبت نارین مشاور شما در تمام مراحل می باشد، برای دریافت مشاوره رایگان در زمینه ثبت شرکت با ما تماس بگیرید.
۰۲۱-۸۸۲۳۱۰۰۲
۰۹۱۲۰۵۳۲۳۸۶
